재무 규정

제1조 목적·적용

본회의 모든 수입·지출·자산의 관리에 적용한다. 본회 명의 또는 본회 활동을 위한 금전·물품은 개인 재산과 구분하여 관리한다.

제2조 회계 담당

1. 재무부장이 회계 실무를 총괄한다(부재 시 회칙 제27조 제4항).
2. 시재 수단(계좌·페이) 접근 권한자는 재무부장·회장으로 한정하고 자산 대장에 기재한다.

제3조 회계연도

회계연도는 3월 1일~8월 31일(1학기), 9월 1일~다음 해 2월 말일(2학기)로 한다.

제4조 계좌와 시재

1. 공금은 전용 계좌(또는 전용 페이)로 관리한다.
2. 동아리 명의 개설이 불가하면 회장 또는 재무부장 명의의 전용 계좌를 쓰되 임원회의 보고와 월 잔액 공개를 조건으로 한다.
3. 현금 보관은 10만 원을 넘지 않으며 초과분은 3일 이내 입금한다.
4. 부장단은 공용 계좌(모임통장 등)에 열람 구성원으로 가입하여 거래 내역을 실시간으로 확인할 수 있어야 한다.
5. 부장단은 공용 계좌에서 승인되지 아니한 항목이 지출된 사실을 발견한 때에는 7일 이내에 재무부장과 회장에게 이의를 제기하여야 한다. 7일이 지나도록 이의 제기가 없으면 그 지출에 대하여 부장단이 공동으로 책임을 질 수 있다.

제5조 수입의 구분과 기록

수입은 회비·갹출금·지원금·기타로 구분하고, 발생일부터 7일 이내 회계 시트에 기록한다.

제6조 회계 시트

시트에는 최소한 일자·구분·항목·금액·상대(집행자)·증빙 링크·잔액 열을 두며, 기록의 소급 수정은 금지하고 정정은 취소선과 사유로 남긴다.

제7조 회비

1. 회비는 한 학기 기준 신규 회원 25,000원, 기존 회원 20,000원으로 한다. 납부 기한은 학기 개시 후 임원회의 의결로 정하여 공지한다.
2. 납부 확인은 재무부가 명부와 대조한다.
3. 미납자는 1회 이상 개별 안내 후 회칙 제10조·제39조에 따라 처리한다.

제8조 갹출금

1. 갹출금은 예상 행사 비용을 참가 인원으로 나누어 산정하고, 산정 근거를 공지에 명시한다. 행사 정산 결과 부족한 금액은 회비에서 충당하고, 남은 금액은 회비에 편입하여 동아리 운영비로 사용한다.

2. 반환 기준은 다음 각 호와 같다. 다만 불가항력 사유는 회장 판단으로 예외를 둘 수 있다.

   • ① 신청 마감 전 취소: 결제 수수료와 이미 집행된 실비를 뺀 전액을 반환한다.
   • ② 신청 마감 후부터 행사 전까지의 취소: 반환하지 아니한다.
   • ③ 무단 불참: 반환하지 아니한다.

3. 반환은 행사 정산 후 7일 이내에 한다.

제9조 지원금

1. 지원금은 접수 즉시 교부 조건(사용 항목·기한·정산 양식)을 표로 정리해 별도 관리한다.
2. 지원금은 조건 외 용도로 전용할 수 없고, 정산 서류는 학교(기관) 양식을 우선한다.

제10조 편성

재무부장은 학기 개시 3주 이내에 학기 통합 예산안(수입 추정 / 행사별 지출 상한 / 운영비 / 예비비)을 작성하여 임원회의 의결을 받는다.

제11조 예비비

예비비는 총예산의 10% 내외로 편성하고, 집행에는 회장 승인과 차기 회의 보고를 요한다.

제12조 전용

승인 예산의 항목 간 이동은 이동액이 해당 항목의 10% 이내이면 재무부장 전결로 하되 기록하고, 초과하면 회장 승인을 받는다.

제13조 초과 지출

행사 지출이 승인 예산의 110%를 넘을 것으로 예상되면 집행 전에 회장 승인을 다시 받는다.

제14조 지출 5단계

모든 지출은 다음 각 호의 절차를 따른다.

1. 사전 승인
2. 집행
3. 증빙 — 집행일부터 5일 이내. 하나의 행사에 여러 지출이 있는 때에는 모든 지출이 끝난 뒤 일괄 증빙할 수 있으며, 이 경우 행사 종료 후 3일 이내로 한다.
4. 기록
5. 공개 — 지출 보고서 D+3, 서명은 제14조의2에 따른다.

제14조의2 지출의 승인·서명

1. 지출 보고서에는 다음 각 호의 선순위 3인의 서명을 받아야 한다. 누구든지 자신의 지출을 스스로 승인하거나 서명할 수 없다.

   • ① 회원·임원의 지출: 재무부장, 부회장, 회장
   • ② 재무부장 또는 회장 본인의 지출: 부회장 2인과, 재무부장·회장 중 그 지출의 당사자가 아닌 사람

2. 제1항의 서명 권한자가 부재하거나 그 지출의 당사자인 때에는 회칙 제27조의 직무대행 순서에 따른 사람이 대신 서명한다.

제15조 전결 한도

제16조 결제 수단

계좌이체·공금 페이를 원칙으로 하고, 현금은 증빙 확보가 가능한 경우에 한한다.

제17조 증빙

1. 적격 증빙: 영수증, 카드 전표, 전자 영수증, 이체 확인증(거래 내역 포함).
2. 증빙 불가 시 사유서(일시·장소·품목·금액·사유)에 회장 확인 서명을 받는다.
3. 증빙은 드라이브 증빙 폴더에 월별 보관한다.

제18조 개인 대납

1. 부득이한 경우 개인 사비로 먼저 집행하고 적격 증빙(제17조)을 갖추어 정산할 수 있다.
2. 대납 정산은 7일 이내 신청을 원칙으로 하고, 기한 경과분은 회장 승인 시에만 정산한다.
3. 계좌 정보 수집은 개인정보 처리방침과 개인정보 동의 안내의 정산 항목에 따른다. 가입 시 동의한 목적·항목·보유기간을 확인하고 추가 동의가 필요한 경우 전자적 방법으로 받는다. 임원 회계 정산 자료는 정산 완료 후 5년간 보관하며 제23조의 별도 기준을 적용한다.

제18조의2 회의 간식비와 식비

1. 본회 업무를 위한 회의에 대하여 다음 기준으로 실제 사용한 간식비 또는 식비를 집행할 수 있다.

2. 간식비와 식비의 월 횟수는 각각 계산한다. 월 1회는 개인별·부서별 횟수가 아니라 동아리 전체의 항목별 월 1회로 해석한다.
3. 회의록에 회의 목적, 시작·종료 시각 및 실제 참석 인원을 남기고, 영수증과 함께 정산한다. 총 집행 한도는 해당 지출의 실제 지원 대상 인원에 1인당 한도를 곱한 금액이며, 실제 지출액을 초과하여 지급하지 않는다.
4. 같은 회의에서 간식과 식사를 모두 제공하는 경우에도 각 시간 요건·월 횟수·예산·승인 기준을 각각 충족해야 한다. 동일한 비용을 두 항목으로 중복 정산하지 않는다.
5. 제14조·제14조의2·제15조·제17조의 승인·서명·증빙 절차를 그대로 적용한다. 이 조의 금액은 지원 상한이며 자동 지급되는 정액 수당이 아니다.

제18조의3 출장비

1. 본회 행사 준비·운영, 대외 협의, 교류·연합활동, 교육·연수 등 동아리 업무를 위한 사전 승인 출장에 필요한 비용을 다음과 같이 정산할 수 있다.

2. 사전 승인에는 출장 목적, 출장자, 일정, 경로·이동수단과 예상 비용을 적는다. 정산 시 교통·임차·주유·통행·주차·보험·식사 증빙과 출장 수행 사실을 확인할 수 있는 자료를 갖춘다.
3. 개인 차량의 유류비는 출장 운행과 개인 운행을 구분한다. 혼합된 주유 비용을 전액 청구하지 않으며, 거리·영수증 등 확인 가능한 자료로 출장 부담분을 산정한다.
4. 자동차보험 등 개인 목적과 출장 목적이 섞인 비용은 출장에 직접 필요한 부담분만 인정한다. 개인 자동차의 연간 보험료 전체를 당연히 출장비로 보는 기준은 아니다.
5. 교통수단별 같은 이동 구간이나 동일 식사 비용을 중복 정산하지 않는다. 주최 기관이 제공하거나 다른 지원금으로 이미 지급한 비용은 중복 청구하지 않는다.
6. 제9조의 지원금 교부 조건과 제14조부터 제18조까지의 승인·증빙·정산 절차를 적용한다. 출장비의 교통·임차·보험 항목에 별도 정액 한도를 임의로 추가하지 않으며 승인 예산 안에서 집행한다.

제18조의4 사무물품비

1. 동아리 운영을 위한 문구·인쇄 소모품 등 사무물품비는 학기당 총 200,000원 이내로 집행할 수 있다.
2. 한도는 본회 전체 합산 기준이며 부서별 또는 개인별로 각각 부여되는 한도가 아니다. 학기 구분은 제3조에 따른다.
3. 품명·수량·용도·금액과 영수증을 기록하고 재무부장이 학기 누적 집행액을 관리한다. 반복 사용 물품 등 제20조의 자산 등록 대상은 자산 대장에도 기재한다.
4. 제14조·제14조의2·제15조·제17조의 절차를 적용하며, 이 한도를 초과하는 지출을 단순한 승인만으로 자동 허용하지 않는다. 기준 변경이 필요하면 규정 개정 절차를 거친다.

제19조 금지 행위

다음 각 호의 행위를 금지한다.

1. 증빙 없는 현금 지출
2. 공금의 개인 사용·일시 유용
3. 승인 없는 전용
4. 특정 개인을 위한 선물성 지출(임원회의 사전 의결 외부 답례 3만 원 이내 예외)
5. 기록의 소급 수정

제20조 물품 자산

1. 3만 원 이상 또는 반복 사용 물품은 취득 즉시 자산 대장(품명·취득일·금액·보관자)에 올린다.
2. 대여·반납은 대장에 기록한다.
3. 불용·파손 자산의 폐기는 재무부장 확인 후 회의 보고로 한다.
4. 분실·도난은 24시간 이내 회장에게 보고한다.
5. 회원의 고의 또는 과실로 인한 파손·분실은 원인자가 동일한 물품으로 배상함을 원칙으로 한다. 정상 사용에 따른 자연 마모와 천재지변 등 불가항력은 예외로 한다. 다만 재무부장 또는 회장이 사정을 고려하여 취득가액을 기준으로 한 금전 배상으로 변경하고 배상액을 산정할 수 있다. 배상 방법 또는 금액에 다툼이 있으면 임원회의가 정한다. 배상 완료 전까지 해당 회원의 자산 대여를 제한할 수 있다.

제21조 보고와 결산

1. 본회는 홈페이지의 회계 페이지를 통해 지출 내역을 공유한다. 지출 일자·항목·금액·사용 목적 등 확인에 필요한 내용을 게시하되, 계좌번호·연락처·학번·서명 등 불필요한 개인정보는 공개하지 않는다.
2. 학기 결산은 종강 2주 이내에 작성한다. 결산서에는 수입·지출·잔액, 예산 대비 집행률 및 이월금을 명시한다.
3. 작성된 학기 결산은 재무부장, 부회장, 회장이 확인하고 확인 일자·방법과 보완 사항을 기록한다. 부재·공석 시 직무대행은 회칙의 관련 규정에 따른다.
4. 제3항의 확인은 회칙에서 정한 감사 및 총회 승인·보고 절차를 대신하지 않는다. 회계 페이지 공개와 증빙 보관은 구분하며, 원본 증빙은 권한 있는 담당자에게 제한하여 제공한다.

제22조 감사

감사는 회칙 제37조와 감사 시행세칙(제3편)에 따른다.

제23조 기록 보존과 인계

1. 회계 시트·증빙·자산 대장은 2년간 보존한다. 다만 임원 회계 정산 자료는 정산 완료 후 5년간 보관하며, 해당 정산의 계좌정보·지급 기록·증빙에는 이 별도 기준을 우선 적용한다. 임원 정산에 해당하지 않는 자료의 보존기간을 일괄 연장하지 않는다.
2. 임원 정산의 정산 완료일은 환급금 지급과 관련 증빙 확인을 모두 마친 날로 하며 재무부가 기록한다. 임기 종료·퇴임·복사·인수인계·저장 위치 변경으로 보관기간을 다시 시작하지 않는다.
3. 임원 정산 자료는 일반 회원 명부와 구분하여 정산 증빙 확인·회계 검증·입금 오류 및 관련 분쟁 대응에 필요한 범위에서 보관하고, 담당 업무를 수행하는 임원에게 필요한 접근만 허용한다. 개인정보가 포함된 원본 증빙을 공개 회계 페이지에 그대로 게시하지 않는다.
4. 인수인계 시 통장(시재)·미정산 목록과 함께 보존 자료를 이관하며 쌍방이 서명한다. 정산 완료일, 적용 보유기간·근거와 파기 예정일도 함께 인계한다.
5. 개인정보의 사전 고지·전자 동의, 종전 6개월 동의 자료의 처리, 권리 행사 및 보유기간 종료 후 파기는 개인정보 처리방침과 개인정보 동의 안내에 따른다. 적법한 근거 없이 기존 개인정보의 보유기간을 소급 연장하지 않는다. 다른 법령에 따른 별도 보존은 해당 근거·자료·기간을 기록하여 분리 관리한다.

제24조 위반 조치

이 규정 위반은 감사 결과 처리 절차와 회칙 제39조에 따르며, 유용액은 변상한다.