개인정보 처리방침

제1조 처리 목적·항목·보유 기간

1. 동아리 내부 저장은 5년, 외부 저장·이용은 해당 서비스 또는 사업 운영기간을 기본 기준으로 한다. 다만 제3자 제공에 따른 수령자의 보유·이용 기간은 제2조를 우선 적용한다. 본회 내부 보관이란 본회가 관리하는 일반 회원·활동·운영기록을 말한다. 단순히 저장 장소만 바꾸어 기간을 연장하지 않는다.
2. 일반 내부 기록의 5년은 각 기록의 수집·생성일로부터 최대 5년으로 계산한다. 다만 임원 회계 정산 자료의 기산점은 정산 완료일이며 제5항의 별도 기준을 적용한다. 단순한 열람·복사·인계로 기산점을 다시 시작하지 않는다. 이는 본회의 보관 기준이지 법정 의무 보존기간이나 최소 보관기간이 아니다.
3. 외부의 “운영기간”은 해당 개인정보를 처리하는 서비스·사업·공개 게시 목적을 운영하는 기간을 말한다. 운영 종료, 목적 달성, 동의 철회 등으로 불필요해지면 해당 자료를 삭제한다. 외부 기관의 존속기간을 의미하지 않으며, 제공받는 기관별 정확한 종료 기준은 제공 전에 고지한다.
4. 건강정보, 인증정보, 계좌정보, CCTV 및 얼굴인식 데이터에는 아래의 업무별 보유 기준을 적용한다. 정보가 먼저 불필요해지면 고지한 보유기간이 남아 있더라도 지체 없이 파기한다. 동의 철회 등 권리 행사는 제5조에 따라 처리한다.
5. 임원 회계 정산 자료는 정산 완료 후 5년간 보관한다. 정산 완료일은 환급금 지급과 관련 증빙 확인을 모두 마친 날로 하며 재무부가 정산 기록에 기재한다. 임기 종료·퇴임·자료 인계·저장 위치 변경으로 기산점을 다시 시작하지 않는다. 적용 대상은 해당 임원의 대납금 정산에 필요한 계좌정보와 지급·증빙 기록이며, 일반 회원의 대납 정산이나 다른 개인정보의 보유기간을 일괄 연장하지 않는다.
6. 정산 완료 후 보관 자료는 정산 증빙 확인·회계 검증·입금 오류 및 관련 분쟁 대응에 필요한 범위에서 이용하고 일반 회원 명부와 구분하여 관리한다. 재무부 등 해당 업무를 담당하는 임원에게 필요한 접근만 허용하며 다른 행사에 재사용하거나 공개하지 않는다. 5년의 보유기간이 끝나면 지체 없이 파기한다. 다른 법령에 따른 별도 보존이 필요한 경우에는 해당 근거·자료·기간을 기록하고 분리 보관한다.

메신저 상대방 화면이나 외부 수신자가 가진 사본의 삭제는 별도 처리 범위를 확인한다. 기존에 더 짧은 기간으로 받은 동의를 이 방침만으로 소급 연장하지 않는다. 기존에 정산 완료 후 6개월 이내 보관으로 동의받은 임원 자료도 자동으로 5년으로 연장하지 않으며, 보유기간·목적 변경에 필요한 사전 고지와 전자 동의 등 적법한 근거를 갖춘 범위에서 새 기준을 적용한다. 필요한 근거를 갖추지 않은 기존 자료에는 종전 보유기간과 파기 기준을 적용한다. 실제 보관·삭제 설정도 적용 기준과 일치시킨다.

제1조의2 활동 촬영물·홍보 자료·CCTV

CCTV 클라우드 전송·자동 분석, 얼굴인식 데이터의 수집·저장 현황과 법정 요건은 CCTV 운영·관리 방침에서 상세히 안내한다. 해당 방침은 음성 수집 및 국외이전의 미확인 사항도 구분한다.

제2조 제3자 제공

본회는 가입·신청 시 제3자 제공 항목에 전자적으로 동의한 범위에서 다음의 제공 업무를 수행한다. 동일 범위에 대한 별도 종이 동의서나 자필 서명을 다시 받지 않는다. 제공 전 실제 수령 기관·부서, 목적, 항목, 수령자의 보유·이용 기간, 거부권과 구체적인 영향을 알린다. 법령에 근거한 별도 제공은 그 근거와 요건을 따로 확인한다.

제3자에게 제공된 개인정보의 보유·이용 기간은 제공받는 각 기관·기업·업체가 정한 기간으로 한다.

아래 표는 제공 업무의 범위이며 개별 제공 고지를 대신하지 않는다. 본회는 제공 건별로 실제 수령 주체와 해당 기관·기업·업체가 정한 구체적인 보유기간 또는 명확한 종료 기준을 확인하여 가입·행사 신청 화면이나 별도 전자 안내에 명시한다. 필요한 고지와 처리 근거를 갖추기 전에는 해당 자료를 제공하지 않는다.

구체적인 보유·이용 기간은 제공받는 각 기관·기업·업체의 개인정보 처리방침, 해당 사업의 운영 기준 또는 개별 안내에서 확인하여 제공 전에 고지한다. 본회의 문구만으로 외부 기관의 보관 정책을 변경하거나 무기한 보유를 허용하지 않는다. 본회의 임원 정산 자료 5년 기준도 외부 기관에 자동 적용하지 않는다. 동의에 근거한 제공의 보유기간 등이 변경되는 경우에는 변경 내용을 알리고 필요한 동의를 받는다.

“기업·기관 등”이라는 표현만으로 알 수 없는 모든 수령자에게 제공하지 않는다. 실제 관계 기관별로 고지하고 필요한 근거를 확보한다. 활동 증빙을 위하여 제공한 자료를 수령 기관이 별도 상품 광고나 자체 SNS 홍보에 이용하는 행위는 위 보고 목적에 자동 포함되지 않는다.

촬영물의 이용 범위는 촬영·초상 이용 안내, 가입 시 동의 내역의 확인·변경·철회 방법은 개인정보 동의 안내에 따른다. 활동 증빙과 공개 홍보의 처리 목적을 구분한다.

제3조 처리 도구·위탁 및 국외이전

1. 본회는 명부·신청 접수·문서 보관과 RCY Network 운영에 Google LLC의 폼·스프레드시트·드라이브를 이용한다. 접근 권한은 제6조에 따라 최소화한다. 해당 도구를 통한 처리를 원하지 않는 경우 담당 창구에 대체 접수 방법을 요청할 수 있으며, 담당자는 실제 제공 가능한 방법과 처리 범위를 안내한다. 공용 이메일 접수도 이용 서비스에 따라 국외 처리가 발생할 수 있으므로, 이메일이라는 이유만으로 국외이전이 없는 대안으로 안내하지 않는다. 실제 위탁·이전 내용과 대체 방법의 처리 범위는 이용 전에 고지한다.
2. 촬영된 영상 또는 이미지가 Xiaomi Home 클라우드로 전송·저장될 수 있으며, 사람·움직임 등 이벤트 감지를 위해 Xiaomi의 AI 영상분석 기술을 이용하여 자동 분석될 수 있다. 얼굴 인식을 위해 얼굴인식 데이터를 수집·저장한다. 실제 처리 범위는 이용 제품과 서비스 설정에 따라 달라질 수 있다. 얼굴 영상·특징정보 중 실제 수집하는 항목과 저장 위치·기간을 별도로 정한다. 이전 국가를 중국으로 안내한 기존 정보는 실제 계정 지역·계약과 대조하고, 수령 법인·연락처·시기·방법·보유기간·재위탁 관계를 확인한다.
3. 국외이전 전에는 별도 동의 등 적용 가능한 근거와 법정 고지·안전조치 요건을 갖춘다. 필요한 정보와 얼굴인식 처리 근거를 확인하기 전 해당 기능을 시행 승인된 것으로 취급하지 않는다. 이미 사용 중인 기능의 중단·설정 확인 필요성은 CCTV 방침 제5조에 따른다.
4. 아래 항목을 업무·수령자별로 확인한다: 이전 항목, 국가, 시기·방법, 수령 법인명·연락처, 목적, 보유·이용 기간, 거부 방법·절차·효과. 국내 회사나 익숙한 브랜드를 사용한다는 사유만으로 국외 처리가 없다고 추정하지 않는다.
5. 특정 개인 식별을 위한 생체 특징정보는 일반 활동 사진과 구분하여 민감정보 요건을 확인한다. 일반 회원가입·촬영 동의와 국외이전 동의가 이러한 모든 처리를 자동 허용하는 것은 아니다.

제4조 파기

1. 보유 기간 경과·처리 목적 달성 시 지체 없이 파기한다.
2. 파기 사유가 발생한 자료는 지체 없이 파기하고, 월말에는 누락 여부를 점검하여 대상·건수·일자를 기록한다.
3. 전자 파일은 복구 불가한 방법으로 삭제하고 출력물은 파쇄한다. 적법한 별도 보존이 필요한 자료는 목적·범위·기간을 명확히 하여 다른 정보와 분리한다.
4. 공개 게시물·외부 제공본·클라우드·백업과 특징정보는 각각의 삭제 절차를 확인한다. 다른 사람이 가진 모든 사본을 실제로 회수했다고 근거 없이 기록하지 않는다.

제5조 정보주체의 권리

1. 정보주체는 자신의 개인정보에 대한 열람·정정·삭제·처리정지를 요구하고 동의를 철회할 수 있다.
2. 일반 개인정보와 CCTV에 관한 열람·정정·삭제·처리정지·동의 철회 요청은 윤민기 / rcyindcu@gmail.com으로 접수한다. 본인 확인에 필요한 최소 정보와 요청 대상을 확인하여 처리한다.
3. 7일 이내 조치 결과 회신을 내부 처리 목표로 하되, 적용 법령상 처리 절차·기한을 우선한다.
4. 필요한 개인정보 처리가 불가능해져 실제 제한되는 봉사시간 등록 등 업무는 구체적으로 안내한다. 홍보 동의 철회를 일반 동아리 활동 전체의 참여 제한으로 확대하지 않는다.

제6조 안전성 확보 조치

1. 개인정보 접근 권한자는 동아리 임원으로 한다. 각 임원은 회원 관리·행사 운영·정산 등 담당 업무에 필요한 범위에서 접근하며, 개인정보 보호책임자가 역할별 열람·편집 범위와 권한자 목록을 관리한다.
2. 공용 계정의 비밀번호는 1달에 한 번 변경한다. 공용 계정에는 2단계 인증을 적용하고 복구 코드를 안전하게 보관한다. 변경 일자와 담당자를 기록하되 비밀번호 원문은 회의록·공개 문서에 적지 않는다. 유출 의심·권한자 교체 시에는 정기 변경일을 기다리지 않고 즉시 변경하고 기존 세션·불필요한 권한을 정리한다.
3. 임원 퇴임·직무 변경으로 필요 없어진 권한은 지체 없이 회수한다.
4. 학기 1회 권한·보유 현황을 점검하고 기록한다. CCTV 접근 권한자는 동아리 임원으로 하며, 시설 안전·사고 확인 등 업무 목적과 필요한 영상 범위에 한하여 접근한다.

제7조 개인정보 보호책임자와 담당 창구

위 창구는 개인정보 관련 권리 행사·고충 처리에 사용한다. 개인정보 침해 관련 상담·구제는 개인정보침해신고센터 또는 개인정보 분쟁조정위원회 등 해당 기관의 공식 안내를 확인하여 신청할 수 있다.

제8조 방침의 변경

이 방침을 변경하는 경우 시행 7일 전부터 홈페이지에 변경 사항을 공지한다. 정보주체에게 불리한 변경은 14일 전부터 공지한다. 새 목적·새 수령자·민감정보·국외이전에 추가 동의가 필요한 경우에는 공지만으로 동의를 대신하지 않는다.